Connaître ses stocks prévisionnels pour organiser ses flux commerciaux !

Quand il faut connaître ou définir les quantités à produire, les variétés à cultiver, les dates de semis, de plantation, de récolte et de livraison, tout en tenant compte des objectifs commerciaux, des capacités techniques, des ressources disponibles et des contraintes environnementales... cela devient un bel exercice, n’est ce pas ?

Mais ce sont autant d’obligations à respecter pour optimiser la gestion de la production et de la commercialisation, pour réduire les risques et mieux SATISFAIRE ses clients.

D’une gestion de stocks à l’instant T, il faut passer à une échelle avec un horizon cible pour une gestion dite “prévisionnelle”. Cet horizon implique l’existence de quatre fonctions :

• L’enregistrement des entrées de stocks ;
• La visibilité des productions sur un horizon donné ;
• La gestion des sorties de stocks ;
• Et enfin, la connaissance des engagements clients.

Connaître ses stocks à venir permet à la fois de :

• Prendre les devants pour organiser sa commercialisation ;
• Répondre à la demande des clients pour des engagements ;
• Optimiser l’organisation logistique et de stockage ;
• Valoriser au mieux la production.

Pour débuter, il convient de répondre aux besoins initiaux de gestion des entrées de stocks (production puis récoltes). Elzeard propose des modalités variées d’enregistrement des récoltes, selon les différents moments clés où les cultures peuvent être comptabilisées : lors de la récolte ou en entrepôt ou avant livraison… Ces comptages sont toujours soumis à de potentielles erreurs, aussi la possibilité d’ajuster ces stocks est offerte.

La sortie des stocks est validée par l’édition des bons de livraison. Ces bons autorisent l’affectation à un client, la gestion des quantités et de placer un prix sur les produits pour valoriser le bon de livraison. La saisie d’écarts comme par exemple de pertes complète cet enregistrement des sorties.

Nous disposons donc des entrées et des sorties à l’instant T mais pour considérer un horizon, il faut projeter les productions sur cette échelle, ce à quoi est destiné le tableau prévisionnel de production. Il liste par cultures et variétés les productions attendues semaine par semaine. Il est alimenté par :

• Les volumes qui sont issus des prévision faites en planification ;
• Les plantations faites en cours de saison ou les suppressions de culture ;
• Les ajustements faits par le chef de culture.

Le chef de culture opère les tours de parcelles et à l’observation de ses cultures, il va, sur la base de son expérience, estimer l’avancement et la maturité des cultures. Il pourra renseigner le tableau prévisionnel en modifiant les valeurs en place.

Ce tableau fournit ainsi la donnée sur la production à venir. Il reste à voir la partie vente potentielle pour arriver à une vue “prévisionnelle” des stocks. C’est ainsi que nous prévoyons d’introduire la gestion des engagements clients.

Ce niveau pourra servir à alimenter différents services ou à informer des tiers notamment pour des questions de commercialisation ou de vente directe. Dans le futur, une quantité en stock pourra être pré-réservée et affectée!

Pour détailler, il devra être géré les commandes enregistrées ou les engagements demandés par les clients. Ces éléments seront positionnés pour des semaines ou dates données. La règle de sortie ou d’affectation automatique des stocks permettra de connaître avec précision le stock.
En effet, le stock entre au fur et à mesure des récoltes, il en est de même des commandes. Ainsi le premier stock entré sera le premier stock sorti, de son nom règle FIFO (First In First Out). Les commandes pourront être affectées automatiquement et dans l’ordre d’arrivée aux stocks existants de manière à visualiser les engagements à combler.

Par ce principe, nous aurons la vision au jour le jour et à l’instant T:

• des commandes actuelles et engagements connus
• des commandes qui ne sont pas couvertes par le stock actuel
• les productions à venir
• le stock prévisionnel à X, qui représente le calcul suivant:
• Stock du jour + récoltes prévues du jour j à X - livraisons du jour - (commandes et engagements) de j+1 à X
• plus les réserves souhaitées en stock

Cette gestion permet aussi de voir les écarts ou manques ou surplus dont il faut tenir compte dans sa gestion commerciale et de production.

nous pourrons avoir la vision au jour le jour ou en temps réel sur :

• Les commandes et engagement clients sur les semaines futures ;
• Les commandes pré-affectées sur la base des stocks existants et futurs ;
• Telle commande de tel client est elle couverte, totalement en partie ou non ;
• Le solde ou le surplus de production disponible à la vente ;
• Le stock prévisionnel disponible en semaine ou au jour X ;
• Les manques potentiels de produits pour les livraisons ;
• Les écarts et manques à combler pour servir les clients.

De même, la possibilité d’importer des éléments de commande sous des formats CSV ou depuis des plateformes sera prise en compte pour limiter les temps de saisie ou de contrôle du producteur.