Des récoltes aux stocks,
En quoi cela impacte la gestion de votre exploitation ?

Pour débuter cet article, rappelons que des obligations légales s’appliquent aux exploitations agricoles et que celles-ci diffèrent selon leur statut fiscal. Pour les exploitations soumises au régime fiscal du bénéfice réel ou simplifié, la gestion des stocks est obligatoire et demande de les suivre en gestion avec les pièces relatives aux recettes, stocks et inventaire.

Par ailleurs, les contraintes de récolte et d’approvisionnement de vos marchés amènent le plus souvent à devoir stocker les produits sur des durées plus ou moins longues, notamment les légumes de conservation ou les fruits climactériques. Le stockage offre plusieurs intérêts :

• répartir et étaler la commercialisation,
• maintenir une diversité de produits dans sa gamme,
• pouvoir travailler en relation plus étroite avec les circuits de commercialisation.

Pour la vente directe, pratiquée par 26% des exploitations à ce jour (Agreste RCA 2020) et en progression constante, quel que soit le moyen technique utilisé, fichiers Excel, plateforme de marchés, site internet ou site e-commerce, il est très souvent nécessaire de positionner les disponibilités des produits en face de son catalogue de vente. Ce niveau de disponibilité demande un ajustement permanent et implique de la réactivité.

Enfin, il est toujours préférable de savoir ce qu’il y a dans les frigos ou les hangars plutôt que d’aller recompter ou vérifier en permanence la disponibilité de ses produits pour la vente.

Ces productions, arrivées à maturité, sont récoltées et entreposées (peu importe la durée) avant distribution. Elles constituent les stocks de produits. Cette alimentation des stocks découle naturellement des activités de récoltes au sein de l’exploitation.

Comment sont gérées les récoltes et leurs tâches dans l’application?
Les récoltes sont le plus souvent une répétition de tâches de récoltes pendant plusieurs jours ou semaines. Cette activité est positionnée et gérée en plusieurs points dans l’application.

En premier lieu, une production est planifiée soit pour une période avec une implantation donnée soit plantée en saison dans une parcelle. Dans Elzeard, cette opération de planification ou de plantation fait appel à un ITK (itinéraire technique de culture) qui porte les caractéristiques d’implantation et de conduite de la culture. L’ITK porte aussi les opérations théoriques qui devraient être réalisées pour obtenir les récoltes attendues. Ainsi l’ITK définit une période de récolte prévisionnelle et une semaine de début de récolte positionnée en fonction de la date de plantation.

La plantation suppose donc en théorie, un début de récolte à une semaine donnée. Cette information pour les cultures est reportée au sein du tableau prévisionnel des récoltes en incluant les volumes théoriques attendus du début à la fin de la période de récolte.
Ce tableau permet d’ajuster les données théoriques. Le chef de culture, suite aux tours de parcelles, en fonction de son expérience et de la réalité observée, va pouvoir modifier ces valeurs pour obtenir et communiquer une vision “réaliste” des récoltes attendues.

Le temps des récoltes arrivé, les activités et tâches associées aux récoltes doivent être positionnées dans les plannings. Elzeard offre un semainier numérique pour positionner et gérer l’affectation des tâches. Un tableau de répartition permet de positionner les récoltes et volumes attendus sur les jours souhaités. il génère automatiquement les tâches au sein du semainier, tâches accessibles depuis l’application mobile.

Le tableau de répartition permet de sélectionner des journées, des quantités et de voir les prévisionnels des différentes cultures. Par exemple, pour le "Chou cabus sous tunnel", 78 kgs sont en prévision pour la semaine 48. 35kg à récolter sont positionnés le lundi et 43kg le Jeudi.

Pour l’enregistrement des récoltes, il est possible de le faire à différents moments clefs en fonction de votre méthode de travail :

• Soit lors d’un comptage à l’arrivée en entrepôt, dans ce cas le tableau des récoltes est la méthode la plus rapide et efficace ;
• Soit au fur et à mesure des récoltes, dans ce cas, l’enregistrement est fait avec la validation des tâches, sur le mobile ou au bureau ;
• Soit avant vos livraisons à partir du tableau des stocks directement ;
• Soit au départ ou au retour de vos marchés, depuis le tableau des stocks.

Le premier service attendu est bien de disposer d’une information détaillée :

• Avec Le nom du produit et sa quantité ;
• Avec les volumes par variétés ;
• Et enfin avec des informations complémentaires comme par exemple la date de récolte, le statut etc.… Qui suppose bien sûr d’avoir enregistré en préalable les récoltes.

Le second revient à éditer des bons de livraison. Les bons permettent d’enregistrer les mouvements de sortie sur les stocks et de les affecter à des clients. Les volumes vendus et les ventes par client ou par filière de commercialisation peuvent être comptabilisées. De même les pertes, les consommations internes ou de transformation ou les écarts sont également enregistrables. La somme de ces informations conduit à établir le niveau réel et constaté du stock.

La notion d’inventaire peut être ajoutée pour permettre de figer le stock a une date donnée. Cette notion sera introduite en 2024 dans l’application.

Avec cet apport des entrées et sorties, il devient possible de construire des tableaux de bord de gestion exploitant les productions, les consommations et les ventes. Le producteur pourra chercher à déduire des niveaux de rentabilité ou d’intérêt commercial, observer les pics ou creux d’activités, comparer les résultats d’une année sur l’autre, bref construire son analyse pour orienter sa stratégie.

Le fait de disposer des fonctionnalités de base de cette gestion de stocks apporte aussi la première brique nécessaire à une future gestion prévisionnelle qui prendrait en compte les engagements client.

À tout moment, il pourra être connu ce qu'il est possible de vendre, de livrer ou d’utiliser sur votre ferme. Les données de sortie seront utiles pour alimenter les partenaires ou autres applications comme la comptabilité !